Was Zeitwerk kann, wo es steht und was es heute noch nicht kann. Jeder Punkt nennt den Weg dorthin — in den Worten, die auch auf dem Bildschirm stehen.
Zwei Wege herein — und was zu tun ist, wenn einer davon ausfällt.
Weg: Anmelden
Der Hauptweg. Sie melden sich mit Ihrer dienstlichen E-Mail-Adresse und Ihrem Passwort an. Das Passwort setzen Sie selbst — über den Einladungslink beim ersten Mal, später unter „Passwort ändern". Niemand in der Personalabteilung vergibt oder kennt es.
Denken Sie daran: Vergessen? „Passwort vergessen?" unter dem Formular schickt Ihnen einen Link, der eine Stunde gilt. Mit dem neuen Passwort werden Sie auf allen Geräten abgemeldet.
Weg: Anmelden → Mit Google anmelden
Hat Ihre Gesellschaft den Weg eingerichtet, steht unter dem Anmeldeformular „Mit Google anmelden". Sie melden sich dann bei Google an und kommen angemeldet zurück. Zugelassen sind ausschließlich die dienstlichen Konten der Gesellschaft; ein privates Google-Konto weist Zeitwerk ab. Ist der Weg nicht eingerichtet, steht der Knopf gar nicht erst da.
Denken Sie daran: Der Weg über Google ersetzt das Passwort nicht, er kommt daneben. Beide führen auf denselben Zugang — Sie sehen danach dieselben Zeiten und dieselben Rechte.
Weg: Anmelden
Fällt Google aus, bleibt das Formular darüber der Weg herein: E-Mail-Adresse und Passwort. Genau dafür steht es dort. Die Arbeitszeitaufzeichnung muss auch dann erreichbar sein, wenn ein fremder Dienst nicht antwortet.
Denken Sie daran: Haben Sie nie ein Passwort gesetzt, weil Sie immer über Google hereingekommen sind, fordern Sie über „Passwort vergessen?" einen Link an und setzen sich eines. Am besten, bevor Sie es brauchen.
Wie ein Arbeitstag entsteht — gestempelt oder als Tagessumme.
Weg: Heute
Auf „Heute" stempeln Sie mit „Kommen" ein. „Pause" und „Gehen" stehen bereit, sobald Sie eingestempelt sind. Oben auf dem Bildschirm stehen die Sollzeit des Tages, die vorgeschriebene Pause und der fortlaufende Überstundensaldo.
Denken Sie daran: Den Arbeitsort wählen Sie vorher: Büro Nordenham, Büro Bremerhaven, Büro Bremen, Homeoffice oder Außentermin. Er gilt für den nächsten Abschnitt.
Weg: Heute
Wer Vertrauensarbeitszeit hat, stempelt nicht. „Heute" zeigt stattdessen die Tageserfassung: Gesamtstunden des Tages, wahlweise Pause, Arbeitsort und eine Anmerkung. Ein voller Tag geht mit „Sollzeit erfüllt" in einem Schritt.
Denken Sie daran: Die Aufzeichnungspflicht bleibt bestehen, sie wird nur an Sie delegiert. Erinnerungen ans Ausstempeln bekommen Sie nicht.
Weg: Meine Zeiten → Zeit nacherfassen
Einen vergessenen Tag tragen Sie nach; in der Tagestabelle führt der Weg über „Nachtragen". Eine Begründung ist Pflicht und bleibt dauerhaft am Eintrag stehen.
Denken Sie daran: Ist im Mandanten „Nacherfassung freigabepflichtig" eingeschaltet, geht der Tag an die Teamleitung. Bis zur Entscheidung zählen die Zeiten vorläufig weiter mit.
Weg: Meine Zeiten → Bearbeiten
Datum, Kommen, Gehen, Pause in Minuten und Arbeitsort lassen sich ändern; ein Schalter „Folgetag" deckt die Nachtschicht ab. Eine Vorschau rechnet Anwesenheit, Pause und Arbeitszeit aus, bevor Sie speichern. Die Begründung ist Pflicht.
Denken Sie daran: Alt- und Neuwert stehen danach unter dem Eintrag in der Änderungshistorie. Ein Zeiteintrag wird nie gelöscht (§ 16 ArbZG).
Weg: Heute · Meine Zeiten
Zeitwerk prüft die Pause (§ 4 ArbZG: ab 6 Std. 30 Minuten, ab 9 Std. 45 Minuten), warnt ab 8 Std. und meldet ab 10 Std. am Tag (§ 3 ArbZG) und prüft die Ruhezeit von elf Stunden zwischen Gehen und Kommen (§ 5 ArbZG). „Heute" führt den Block „Arbeitszeitgesetz", „Meine Zeiten" die Warnungen des Monats mit den betroffenen Tagen.
Denken Sie daran: Ein Befund hält die Erfassung nicht auf. Er wird benannt und bleibt sichtbar — die tatsächliche Arbeitszeit muss erfassbar bleiben.
Vom Antrag über die Entscheidung bis zum Urlaubskonto.
Weg: Abwesenheiten → Abwesenheit beantragen
Art, erster und letzter Tag, wahlweise eine Vertretung und eine Notiz. Erster und letzter Tag lassen sich einzeln auf „Halber Tag" stellen. Noch während der Eingabe steht daneben, wie viele Arbeitstage der Zeitraum kostet und was danach verfügbar bleibt.
Denken Sie daran: Neun Arten stehen zur Wahl: Urlaub, Krankheit, Kind krank, Sonderurlaub, Unbezahlter Urlaub, Überstundenabbau, Fortbildung, Berufsschule / Uni und Dienstreise.
Weg: Abwesenheiten → Krankmeldung
Eine Krankmeldung wird gemeldet, nicht beantragt: Sie ist sofort wirksam, niemand entscheidet darüber. HR und die Geschäftsführung erfassen sie für jede Person des Mandanten, die Teamleitung für das eigene Team.
Denken Sie daran: Jede Erfassung für eine andere Person wird protokolliert. Dass die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung vorliegt und die elektronische Meldung der Krankenkasse eingegangen ist, trägt HR ein.
Weg: Abwesenheiten
Oben steht die Zahl der verfügbaren Urlaubstage, darunter Anspruch, Übertrag, Genommen und Beantragt. Der Jahresanspruch wird bei Ein- oder Austritt im laufenden Jahr anteilig gerechnet (§ 5 BUrlG) und bei Teilzeit nach der Zahl der Arbeitstage je Woche (§ 3 BUrlG). Halbe Tage sind möglich.
Denken Sie daran: Beantragte, noch nicht entschiedene Tage mindern das Verfügbare — nicht das Genommene.
Weg: Abwesenheiten → Eintrag öffnen
Der Eintrag zeigt Zeitraum, Arbeitstage, ausfallende Sollzeit, Vertretung und die erfassten Tage einzeln. Solange über den Antrag nicht entschieden ist, nehmen Sie ihn mit „Stornieren" selbst zurück. „Korrektur verlangen" meldet eine Berichtigung an HR.
Denken Sie daran: Auf demselben Bildschirm stehen die Mindestbesetzung des Teams und die Frage, wer im Zeitraum sonst noch fehlt.
Weg: Genehmigungen
Die Geschäftsführung entscheidet direkt aus der Liste oder öffnet „Antrag im Detail prüfen": Arbeitstage, Urlaubskonto, Reststand nach der Genehmigung, Mindestbesetzung und jede Person, die im Zeitraum ebenfalls fehlt. Eine Ablehnung verlangt eine Begründung.
Denken Sie daran: Über den eigenen Antrag entscheidet niemand selbst. Dafür gibt es die Vertretung.
Wer wann fehlt — und welche Tage ohnehin frei sind.
Weg: Kalender
Ein Monatsraster mit einer Zeile je Person und einem Balken je Abwesenheitstag; ein halber Tag ist ein halber Balken. Filter für Team und Standort. Oben stehen „Heute im Dienst" und die Abwesenheitstage des Monats.
Denken Sie daran: Die Art einer fremden Abwesenheit sehen Sie nicht, dort steht „Abwesend". Bei Krankheit ist die Art ein Gesundheitsdatum; das Feld steht gar nicht erst in der Antwort des Servers.
Weg: Kalender → Jahresübersicht
Ein Feld je Tag über zwölf Monate, darunter alle eigenen Zeiträume des Jahres mit Art, Dauer und Stand. Oben stehen verfügbarer Urlaub, Anspruch sowie genommene und beantragte Tage.
Denken Sie daran: Ein beantragter Zeitraum erscheint blasser als ein genehmigter. Die Legende unter dem Raster erklärt jedes Zeichen.
Weg: Verwaltung → Feiertage
Die gesetzlichen Feiertage für Bremen und Niedersachsen rechnet Zeitwerk aus dem Landesrecht; sie stehen dort nur zum Ansehen. Welche gelten, entscheidet das Bundesland des Standorts, dem eine Person zugeordnet ist.
Denken Sie daran: Betriebsferien und halbe Tage pflegt der Mandant selbst als Betriebsfrei-Tag. Beide entlasten die Sollzeit.
Einmal im Monat: Zeiten für vollständig erklären.
Weg: Meine Zeiten → Monat wählen → Monat bestätigen
Mit der Bestätigung erklären Sie Ihre Zeiten des Monats für vollständig. Danach ist der Monat gesperrt und geht in die Auswertung. Bestätigt wird ab dem Tag nach dem Monatsende.
Denken Sie daran: Den eigenen Monat bestätigt ausschließlich die Person selbst — weder die Teamleitung noch HR tun das für sie.
Weg: Heute → Ihre offenen Punkte
„Heute" nennt einen ausstehenden Monatsabschluss unter den offenen Punkten und führt mit „Monat öffnen" direkt hin. Der Monatsbildschirm zeigt Istzeit, bewertete Sollzeit, den Überstundensaldo des Monats und den Überstundensaldo gesamt.
Denken Sie daran: Wartet für den Monat noch eine Nacherfassung auf Freigabe, lässt er sich nicht abschließen.
Weg: Meine Zeiten → Eintrag öffnen
Ein bestätigter Monat ist gesperrt; Zeiten ändert danach nur noch HR. Wer einen Fehler bemerkt, öffnet den Eintrag und verlangt eine Berichtigung. Der Vorgang landet in der Arbeitsliste unter Verwaltung → Korrekturwünsche.
Denken Sie daran: Der Vorgang endet entweder mit der Korrektur oder mit einer ausdrücklichen Ablehnung samt Begründung.
Der Stand des Mandanten in vier Zahlen und drei Dateien.
Weg: Auswertungen
Vier Kennzahlen auf einen Blick: verfügbare Urlaubstage, Überstundensaldo gesamt, Krankheitsquote und Rückstellung Resturlaub. Jede führt auf ihre eigene Seite mit Filter, Sortierung und den Personen dahinter.
Denken Sie daran: Der laufende Tag zählt erst mit, wenn er vorbei ist. Der Bildschirm nennt den Stichtag, bis zu dem bewertet wurde.
Weg: Auswertungen → Urlaubssalden · Überstundenstände
Je Person Anspruch, Genommen, Beantragt und Verfügbar — sortierbar und nach Team filterbar. „Überstundenstände" stellt Istzeit und Sollzeit je Arbeitszeitkonto gegenüber; die Istzeit ist dort die Zeit nach dem Pausenabzug (§ 4 ArbZG), und genehmigte Abwesenheiten mindern die Sollzeit, erzeugen also kein Minus. Tage, die vor dem Regelbetrieb der Zeiterfassung liegen, zählen in keiner Summe dieses Bildschirms mit — aufzeichnungspflichtig (§ 16 Abs. 2 ArbZG) sind sie trotzdem und stehen vollständig im Monatsbericht der Person.
Denken Sie daran: „Beantragt" sind Anträge ohne Entscheidung. Sie mindern das Verfügbare, nicht das Genommene. „Überstundensaldo gesamt" meint einen anderen Zeitraum als die Filterauswahl: er läuft ab dem letzten bestätigten Monatsabschluss fort — oder, beim Umstieg aus einem anderen System, ab dem übernommenen Anfangsbestand, den die Personalabteilung einmalig eingetragen hat. Der trägt diesen Namen überall und gilt nirgends als bestätigt: Bestätigen kann einen Monat ausschließlich die Person selbst.
Weg: Auswertungen → Krankheitsquote
Krankheitstage im Verhältnis zu den möglichen Arbeitstagen, je Team und Monat. Feiertage und Betriebsfrei-Tage zählen nicht mit, sie könnten die Quote nur schönen.
Denken Sie daran: Bewusst aggregiert: keine einzelne Person, keine Trennung zwischen Krankheit und „Kind krank", und Gruppen unter drei Personen erscheinen nur zusammengefasst (Art. 9 DSGVO).
Weg: Auswertungen → Rückstellung Resturlaub
Der offene Urlaub aller Personen zum 31.12., je Person in Tagen und für die Bilanz in Stunden bewertet.
Denken Sie daran: Der Stichtag steht auf dem Bildschirm und in jeder Zeile.
Weg: Auswertungen → Exporte
Drei Dateien: der Sammel-Export für die Lohnabrechnung mit einer Zeile je Person, der Monatsbericht einer Person als PDF zum Abheften und derselbe Bericht als CSV in Dezimalstunden.
Denken Sie daran: Jeder Export steht mit Person, Zeitpunkt und Umfang in der Änderungshistorie. Ein Export mitten im Monat weist sich in der Datei als vorläufig aus: gerechnet wird nur bis zum letzten abgeschlossenen Tag, die noch offenen Tage stehen getrennt als Sollzeit und nicht als Minus. Zahlen tragen Komma als Dezimaltrennzeichen und Semikolon als Feldtrenner, damit deutsches Excel sie ohne Importdialog liest.
Elf Bereiche für HR: von der Person bis zum Protokoll.
Weg: Verwaltung → Personen
Eine Person wird mit Stammdaten und erstem Arbeitsvertrag in einem Schritt angelegt; ihr Passwort setzt sie selbst über die Einladung. Ein Vertragswechsel überschreibt nichts: Er legt ab dem Stichtag einen neuen Vertrag an und beendet den bisherigen am Vortag.
Denken Sie daran: Das Urlaubskonto ist fortschreibend. Eine Korrektur ist eine zusätzliche Gegenbuchung mit Begründung, nie die Änderung einer bestehenden Buchung.
Weg: Verwaltung → Teams · Standorte
Am Team hängt die Mindestbesetzung — die Grundlage der Konfliktprüfung bei Urlaubsanträgen. Am Standort hängt das Bundesland und damit die gesetzlichen Feiertage aller zugeordneten Personen.
Denken Sie daran: Ein Team ohne Mindestbesetzung wird nicht geprüft. In der Liste steht dann „keine Prüfung".
Weg: Verwaltung → Urlaubsjahr
Zum 01.01. entstehen der Jahresanspruch und der Übertrag aus dem Vorjahr. Der Bildschirm zeigt vorher je Person, was gebucht würde — mit Begründung — und löst die Eröffnung aus, wenn der planmäßige Lauf ausgefallen ist.
Denken Sie daran: Ohne Eröffnung steht jede Person im neuen Jahr bei null Tagen. Ein zweiter Aufruf legt nichts doppelt an.
Weg: Verwaltung → Vertretungen · Korrekturwünsche
Eine Vertretung entscheidet über Anträge, solange die Geschäftsführung abwesend ist; geprüft wird gegen den Tag der Entscheidung. Der Bildschirm warnt, wenn eine genehmigte Abwesenheit der Geschäftsführung von keiner Vollmacht abgedeckt ist. Unter „Korrekturwünsche" sammelt sich, was Teamleitung oder Betroffene angestoßen haben.
Denken Sie daran: Eine Vollmacht wird nicht gelöscht, sondern beendet — sie bleibt als Beleg stehen.
Weg: Verwaltung → Mandant · Postausgang · Planmäßige Läufe · Änderungshistorie
Am Mandanten hängen das Verfallsdatum des Resturlaubs, der automatische Pausenabzug, die Sichtbarkeit der Abwesenheitsart und die Freigabepflicht für Nacherfassungen. Der Postausgang zeigt jede Nachricht mit ihrem Zustellzustand, „Planmäßige Läufe" den letzten Stand jeder Aufgabe, die ohne Bediener arbeitet.
Denken Sie daran: Die Änderungshistorie ist ausschließlich lesend: jeder Vorgang mit Zeitpunkt, handelnder Person, betroffener Person sowie Alt- und Neuwert.
Vier Rollen je Gesellschaft. Was eine Rolle nicht darf, ist ihr auch nicht ausgeblendet, sondern verwehrt — geprüft wird auf dem Server, bei jedem einzelnen Datensatz.
Navigation: Heute · Meine Zeiten · Kalender · Abwesenheiten
NichtZeiten anderer Personen sehen oder Anträge entscheiden.
Navigation: zusätzlich Team
NichtUrlaubsanträge genehmigen.
Navigation: zusätzlich Genehmigungen · Team · Auswertungen
Nichtüber den eigenen Antrag entscheiden oder Stammdaten pflegen.
Navigation: zusätzlich Team · Auswertungen · Verwaltung
NichtUrlaubsanträge genehmigen — das bleibt bei der Geschäftsführung.
Eine hinterlegte Vertretung entscheidet im eingetragenen Zeitraum anstelle der Geschäftsführung. Geprüft wird gegen den Tag der Entscheidung, nicht gegen den Zeitraum des Antrags. Angelegt wird sie unter Verwaltung → Vertretungen.
Sie wechselt über den Mandantenwähler in der Seitenleiste zwischen den Gesellschaften. In einer fremden Gesellschaft hat sie keine fachlichen Rechte — sie sieht dort, wer entscheidet, und sonst nichts.
Punkte, die man erwarten würde. Sie stehen hier, damit niemand danach sucht.
Für die maschinelle Übernahme aus Tellent gibt es heute weder ein Werkzeug noch ein Format: Stammdaten, Urlaubssalden und die Historie des laufenden Jahres werden von Hand angelegt. Von Hand geht dabei alles, was für einen Stichtagswechsel nötig ist — der Überstundensaldo bekommt unter „Verwaltung → Person → Arbeitszeitkonto" seinen übernommenen Anfangsbestand, das Urlaubskonto seine Korrekturbuchung. Erst die Historie zurückliegender Jahre bliebe in Tellent.
Slack-Nachrichten, ein iCal- oder Google-Kalender-Abgleich, ein Terminal-Modus für ein Tablet und Push-Nachrichten auf dem Handy sind nicht gebaut. Benachrichtigt wird per E-Mail.
Es entscheidet die Geschäftsführung oder ihre hinterlegte Vertretung. Die Teamleitung gibt Nacherfassungen frei und stößt Korrekturen an, entscheidet aber keine Anträge.
Zeitwerk erfasst Anwesenheitsarbeitszeit und Abwesenheiten. Projekt- und Auftragszeiten bleiben in ClickUp, die Abrechnung bleibt beim Lohnbüro.
Das Format ist mit dem Lohnbüro noch nicht abgestimmt. Die Spalte „Personalnummer" bleibt leer, weil Zeitwerk keine Personalnummer führt.
Die REST-Schnittstelle arbeitet heute nur mit der Browsersitzung; ein Zugangstoken je Mandant gibt es noch nicht. Der Endpunkt für Überstundensalden ist noch nicht gebaut.
Einen Auszug nach Art. 15 auf Knopfdruck und einen Löschlauf für die Daten ausgeschiedener Personen gibt es noch nicht. Eine Berichtigung läuft über „Korrektur verlangen" und die Arbeitsliste unter Verwaltung → Korrekturwünsche.
Einen Tag der Vertrauensarbeitszeit trägt nur die Person selbst auf „Heute" ein. Einen Weg, das für jemand anderen zu tun, gibt es nicht.